【中小企管理】5個HR System推介 善用雲端服務管理人力資源

【中小企管理】5個HR System推介  善用雲端服務管理人力資源

中小企僱主資源有限,很多事情也要親力親為,其中人力資源管理 (HRM) 就難倒不少中小企老闆。幸好現時有不少人力資源系統 (HR system) 幫忙,不論是新公司還是希望數碼轉型的中小企都適用,這次就為大家介紹幾個常用的 HR system。

HR System是甚麼?協助中小企管理的服務

人力資源系統 (HR system) 是一套幫助公司管理員工的雲端服務系統 (Saas),將人力資源管理自動化,對人手有限、沒能力成立人力資源部門,又不想將人力資源外判給第三方公司的中小企非常有用。而 HR system 也方便中小企老闆管理在海外工作的員工。

HR system 主要在以下三方面協助中小企管理員工。

薪酬管理 (Payroll Processing):計糧、出糧單、強積金供款等。

員工考勤 (Time Maintenance):輪班、加班、出差等。

員工福利 (Benefit Administration):報銷、福利管理等。

此外還包括人才招聘、部門溝通、僱員培訓、勞工法規其他功用。

HR System分類:人力資源管理中的HRIS、HCM、HRMS

雖然所有人力資源管理相關的系統都可稱為 HR system,然而因應傳統的職能分工,HR system 裏面仍可細分成三類:

HRIS:人力資源資訊系統 (Human Resource Information System),專門管理員工資訊、人力資源相關政策和程序。HRIS 是互動式的資訊管理系統,將人力資源的工作流程標準化,同時確保文書報告的保存和準確。

HCM:Human Capital Management,或譯人力資本管理,將招聘、培訓、薪酬和績效管理等人力資源部門的管理職能有系統地提升。

HRMS:人力資源管理系統 (Human Resource Management System) 協助公司將其核心人力資源流程自動化管理,例如員工資料保存、福利管理、支薪、出勤等,也有招募、協助入職、績效管理、目標規劃、培訓等功能。

三類 HR system 的職能經常互有交集。大體而言,HCM 包括了 HRIS 的工作,而 HRMS 則包括了 HCM 的工作。

接下來我們看看有哪些為中小企而設的 HR system 吧。

HR System 1:Monday.com助新人入職

Monday.com 是個支援多種行業自主開發頁面的雲端平台,載有多個即按即用的模板;HR system 方面以 HRIS 為主。Monday.com 的模板以整理工作進度較多,方便人力資源管理負責人隨時查閱,例如新入職員工辦公進度、求職者面試日期、新人報到、文件有沒有交齊等等。開始使用系統前,Monday.com 會先了解你的公司規模再給予建議。

Monday.com 分為月繳和年繳式收費,價格視公司人數而定,最低每人每月HK$8起。例如20人的公司,每月收費便由HK$160起。

▲ Monday.com 預設了大量模板供人力資源使用。

HR System 2:Workday服務全面

Workday 平台集中財務管理、人力資源管理和學院管理服務,以 HCM 為主。Workday 服務全面,支援薪酬管理、員工考勤、員工福利查閱,另外還可建立員工檔案、設定生日通知、監視團隊表現、上載培訓素材等。對有意擴充業務的小型企業,Workday 是個可以考慮的 HR system。

▲ Workday 人力資源管理功能齊全。
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HR System 3:Backstage由本地年輕軟件公司開發

Backstage 是由香港公司 Carbonik 設計的 HR system,Carbonik 是由兩位港大畢業生於2006年創辦的軟件公司。Backstage HR system 功能主要有9項,分別是:支薪、員工檔案、考勤、列印稅表、員工休假狀況、員工告假、使費報銷、開帳單和績效考評。

Backstage HR system 的收費是一次性的,價錢分為人事部專用的基本版和所有伙計都可用的基本 + 員工自助組合,前者HK$33,000起,後者HK$49,500起,價錢為50人以內公司專用。

HR System 4:IPL HRMS領先人力資源系統行業

IPL HRMS 是本地歷史悠久的企業級人力資源管理和薪資應用系統軟件,自1989年至今超過30年,由本地上市公司科聯系統 (00046) 旗下 IPL Research Limited (IPL) 開發。IPL HRMS 主要提供 HCM 服務,有超過400家企業客戶,當中很多是全球500強企業,遍布香港與外地不同城市。

IPL HRMS 支援的功能除了薪酬管理和員工建檔,還包括 headcount 預算、人才招聘、報銷、績效考評、誇部門工作時間表等。

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HR System 5:BambooHR促進跨部門互相了解

BambooHR 是一款跨國 HRIS,除了適用於人力資源部門,也可用於公司所有職員。這個 HR system 可紀錄公司所有職員的基本資料,並為新入職員工提供簡介素材以及進行職員網絡培訓。每名員工登入後,可查看自己的年假、告假申請,還可以得知其他同事的告假情況,方便部門身部門之間以及內部協調。

▲ BambooHR 獲福布斯推薦作人力資源管理。
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福布斯推薦哪些 HR System?

美國福布斯 (Forbes) 旗下的 Forbes Advisor 早前公布2023年「最佳人力資源管理系統」(The Best HRIS of 2023),裏面提到以下品牌服務,中小企老闆不妨參考:

  • Paycor
  • Monday.com (HR)
  • Rippling
  • BambooHR
  • Workday
  • Zenefits
  • ClickUp

常見問題

HR System 是甚麼?
HR System 是幫助企業自動化管理員工的人力資源雲端服務,有助減低中小企經營成本。

HR System 有哪幾種?HRMS、HRIS 和 HCM 有甚麼不同?
在 HR System 中,HRMS、HRIS 和 HCM 分別代表 Human Resource Management System、Human Resource Information System 和 Human Capital Management,三者性質稍有分別,但用起來有許多相同。大體而言,HCM 包括了 HRIS 的工作,而 HRMS 則包括了 HCM 的工作。

HR System 有哪些應用例子?
HR system 的應用包括計糧、出糧單、安排更表、報銷、查閱員工資料、工作進度等。

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